Pembahasan Secara Lengkap Surat Resmi dan Surat Penawaran

Pengertian Surat Resmi

Surat resmi adalah surat yang diterbitkan oleh instansi yang ditujukan kepada instansi lain atau individu yang berisi informasi yang menyangkut kepentingan tugas, kegiatan dinas, atau bisnis instansi yang terkait.

Jenis-jenis Surat Resmi

1.             Surat permohonan, yaitu surat yang berisi permintaan yang ditujukan kepada atasan atau pimpinan. Misalnya surat permohonan peninjauan kembali dalam hal perpindahan tempat tugas.

2.            Surat pengantar, yaitu surat yang digunakan untuk keperluan mengantarkan sesuatu. Misalnya surat pengantar pengadaan buku yang diberikan Departemen Pendidikan kepada sekolah-sekolah.

3.            Surat keputusan, yaitu surat keputusan dari pimpinan tentang suatu hal yang sebelum memutuskan hal tersebut ada dasar hukum/peraturan/undang-undang yang melandasi. Surat ini juga digunakan sebagai pedoman kerja. Misalnya Surat Keputusan Pegawai Negeri Sipil.

4.            Surat panggilan/undangan, yaitu surat yang digunakan untuk memanggil/mengundang seseorang dengan tujuan tertentu. Misalnya surat panggilan orang tua siswa.

5.            Surat peringatan, yaitu surat yang bertujuan untuk mengingatkan supaya seseorang melakukan tugas dengan baik. Misalnya surat peringatan karena sering bolos kerja.

6.            Surat perintah, yaitu surat yang berisi perintah/instruksi dari atasan kepada bawahan untuk melakukan tugas di luar pekerjaan rutin. Misalnya surat perintah dari Ketua BSNP kepada bawahannya untuk membuat setting naskah buku.

7.            Surat tugas, yaitu surat yang berisi penugasan seseorang oleh atasan untuk melaksanakan suatu hal. Misalnya surat tugas dari Kepala Diknas kota W kepada Pak Amir untuk menjadi Kepala Sekolah sementara di SMP X selama ada kekosongan jabatan di sekolah tersebut.

8.            Surat instruksi, yaitu surat yang berisi instruksi untuk melakukan sesuatu hal. Misalnya, Kepala Sekolah memberikan surat instruksi kepada guru untuk mendampingi siswa lomba di luar daerah.

9.            Surat kuasa, yaitu surat yang berisi pemberian kuasa kepada seseorang untuk melakukan suatu hal tanpa menunggu pihak pemberi kuasa. Misalnya surat pemberian kuasa untuk menandatangani dokumen selama pimpinan berada di luar negeri.

10.          Surat pengumuman, yaitu surat yang di dalamnya berisi informasi penting yang sifatnya segera. Misalnya, pengumuman hari libur sekolah karena ada rapat dinas.

11.           Nota dinas, yaitu nota yang dibuat pejabat tinggi untuk bawahannya dalam keadaan mendesak yang isinya sedikit banyak bersifat rahasia dan segera membutuhkan solusi serta digunakan dalam ruang lingkup sendiri. Nota dinas merupakan penyimpangan prosedur yang telah ditentukan. Misalnya dari gubernur kepada bupati karena ada demonstrasi yang destruktif.

12.          Surat niaga, yaitu surat yang ditulis oleh orang/instansi/lembaga yang bergerak dalam bidang perniagaan dan perusahaan yang isinya mengenai soal-soal seputar perniagaan. Surat niaga dibagi menjadi:

1. Surat permintaan penawaran, yaitu surat yang berisi permintaan mengenai informasi tentang suatu barang sebagai bahan pertimbangan pembelian dalam jumlah banyak.
2. Surat penawaran, yaitu surat yang berisi penawaran sesuatu kepada seseorang/perusahaan untuk menjalin kerjasama di dalamnya terdapat keunggulan dari produk yang ditawarkan. Misalnya menawarkan perlengkapan dapur yang sedang booming.
3. Surat pesanan, yaitu surat yang dikirimkan pembeli kepada penjual untuk membeli barang-barang yang diperlukan.
4. Surat tagihan, yaitu surat peringatan yang dikirimkan oleh penjual kepada pembeli agar pembeli melunasi hutang-hutangnya sesuai perjanjian yang telah disepakati.
5. Surat jalan/pemberitahuan pengiriman barang, yaitu surat yang dibuat oleh penjual kepada pembeli yang isinya pemberitahuan tentang barang-barang pesanan yang sudah ada dan segera dikirim kepada pembeli.
6. Surat tanda bukti/pengiriman pembayaran, yaitu surat dari pembeli yang isinya bahwa pembeli sudah mengirimkan pembayaran dari barang-barang yang sudah diterimanya.
7. Surat klaim/pengaduan, yaitu surat pemberitahuan dari pembeli kepada penjual karena barang yang dikirim tidak sesuai pesanan disertai tuntutan penyelesaian.
8. Surat pemberitahuan, yaitu surat yang berisi pemberitahuan tentang sesuatu hal dalam bidang perniagaan, misalnya perpindahan lokasi perusahaan.
9. Surat ucapan selamat, yaitu surat yang isinya ucapan selamat kepada perusahaan lain atas sesuatu hal, misalnya karena pembukaan kantor cabang.
10. Surat ucapan terimakasih, yaitu surat yang menekankan isinya pada penerima surat supaya merasa senang.
11. Surat belasungkawa, yaitu surat yang isinya menyatakan belasungkawa perusahaan karena suatu hal.
12. Surat perjanjian: sewa-menyewa, jual beli, borongan, dsb. Yaitu surat yang isinya perjanjian beberapa pihak tentang suatu hal.

13.          Surat gugat, yaitu surat yang isinya menggugat atas apa yang terjadi atau biasa disebut surat komplain. Misalnya surat gugat dari A ke B karena barang yang dikirim tidak sesuai dengan perjanjian sehingga pihak A merasa dirugikan.

14.          Surat referensi, yaitu surat yang di dalamnya berisi pertimbangan tentang suatu hal. Misalnya, surat referensi perusahaan X terhadap Perusahaan Y sebagai perusahaan yang bergerak di bidang barang elektronik.

15.          Surat edaran, yaitu surat yang diedarkan kepada kalangan tertentu menyangkut suatu hal/kegiatan. Misalnya surat edaran dalam rangka pengambilan rapor oleh wali murid.

Ciri-Ciri Surat Resmi

Dikirim atau diterima oleh instansi

Surat dikatakan sebagai surat resmi apabila dikirim atau diterima oleh instansi. Hal ini yang membedakan surat resmi dengan yang lainnya. Dengan dikirim atau diterima instansi maka surat menyangkut kegiatan kedinasan yang bersifat resmi. Misalnya surat dari Mendiknas kepada Kepala Diknas di daerah untuk urusan SKM yang harus dimiliki siswa.

Menggunakan bahasa baku

Ciri surat resmi salah satunya adalah menggunakan bahasa baku. Bahasa baku digunakan karena sifat surat ini adalah resmi. Bahasa baku yaitu, bahasa Indonesia yang ditulis dengan baik dan benar sesuai dengan kaidah yang berlaku. Hal ini dikarenakan bahasa Indonesia merupakan bahasa sosial yang digunakan sebagai alat pergaulan sosial. Bahasa yang digunakan haruslah bahasa yang baik dan teratur, pilihan kata-kata tepat, jelas, dan meyakinkan, harus sopan, ramah, dan hormat. Misalnya, Pada tanggal 15 Juni 2008 kami akan mengunjungi perusahaan Anda.

Sistematis dan sesuai kaidah

Surat resmi haruslah sistematis dan sesuai kaidah. Sistematis maksudnya surat disusun sesuai dengan urutan bagian-bagiannya. Hal itu sudah ditentukan dalam format baku penulisan surat resmi yang ada dalam kaidah penulisan surat resmi. Misalnya penulisan tanggal ada di sebelah kanan, atau kiri, nomor surat dan hal ditulis secara berurutan.

Menggunakan instrumen yang sesuai

Instrumen dalam surat antara lain kertas, bentuk huruf, ukuran huruf, dsb. Pemilihan kertas yang tepat, bentuk huruf, dan ukuran, serta format yang sesuai merupakan ciri surat resmi. Dengan menggunakan instrumen tersebut maka isi dari surat bisa disampaikan dengan baik dan tepat sasaran. Misalnya saja dengan menggunakan kertas kwarto dengan font Times New Roman ukuran 12, maka surat tersebut menggunakan instrumen yang sesuai agar isi dapat sampai dengan benar.

Ada tembusan (bila perlu)

Penanda khusus surat resmi salah satunya adalah tembusan. Tapi tidak semua surat resmi memiliki tembusan. Tembusan digunakan hanya jika surat yang dikirimkan kepada pihak yang dituju perlu diketahui oleh pihak-pihak lain yang bersangkutan dengan hal tersebut. Tembusan ditulis urut berdasarkan jabatan.

Struktur Surat Resmi

Ø  Pembuka      :

o   Tanggal surat

o   Nomor surat

o   Lampiran

o   Perihal

o   Alamat tujuan

o   Salam pembuka

Ø  Isi                :

o   Paragraf pembuka

o   Paragraf isi

o   Paragraf penutup

Ø  Penutup        :

o   Salam penutup

o   Nama jelas

o   Tembusan

Bagian-bagian surat resmi :

1. Kop surat
2. Nomor surat
3. Tanggal pembuatan surat
4. Perihal surat dan lampiran
5. Tujuan surat (name and addres)
6. Salam pembuka (solutation)
7. Paragraph I (pengantar)
8. Paragraph II (isi)
9. Paragraph III (ucapan terimakasih dan penutup)
10. Salam penutup
11. Nama dan identitas pembuat surat serta tandatangan
12. Tembusan

Cara Menulis Surat Resmi yang Baik dan Benar

Menulis surat resmi berbeda dengan menulis surat pribadi. Dalam surat resmi ada beberapa ketentuan yang harus diikuti. Selain itu, dari segi penggunaan bahasa surat resmi menggunakan bahasa baku dan efektif. Anda mungkin pernah menerima surat undangan dari organisasi atau lembaga tertentu, yang kalau kita perhatikan dalam surat tersebut tercantuk nomor surat, perihal surat, dan penggunaan bahasa yang resmi. Yah, jika ada surat dengan ciri-ciri seperti itu, maka dapat dipastikan bahwa surat tersebut adalah surat resmi. Bagaimana cara menulis surat resmi yang baik dan benar? Berikut ini kami berikan format dan cara menulis surat resmi yang baik dan benar:

1. Kepala Surat

Menurut Kosasih (2003: 21), sesuai dengan namanya kepala surat terletak di bagian atas isi surat. Fungsinya sebagai identitas diri bagi instansi atau lembaga yang bersangkutan. Dalam kepala surat dicantumkan identitas sebagai berikut:

• Nama instansi atau lembaga.
• Lambang atau logo instansi atau lembaga.
• Alamat.
• Kode surat.
• Nomor telepon; nomor faksimile.
• Kode Pos.

Untuk perusahaan, dapat ditambahkan nama cabang dan nama bankirnya.
Dalam penulisan kepala surat hendaklah diperhatikan hal-hal sebagai berikut:
a. Nama instansi jangan disingkat, misalnya Biro Diklat, Depdikbud, Badan Bimas, tetapi Biro Pendidikan dan Pelatihan, Departemen Pendidikan dan Kebudayaan, Badan Bimbingan Masyarakat.
b. Kata jalan jangan disingkat menjadi Jln. atau Jl., tetapi Jalan
c. Kata Telepon hendaklah ditulis dengan cermat, yaitu Telepon, bukan Tilpun, atau terpun dan jangan pula disingkat menjadi Tlp., Tilp., atau Telp.
d. Kata kotak pos hendaklah ditulis dengan cermat, yaitu Kotak Pos dan jangan disingkat K.Pos atau Katpos. Demikian pula, jangan digunakan P.O. Box atau Post Office Box.
e. Kata alamat kawat hendaklah ditulis dengan cermat, yaitu Alamat Kawat dan jangan digunakan Cable Anddress.
f. Kata telepon dan kotak pos diikuti oleh nomor tanpa diantarai tanda titik dua (:), sedangkan nomor-nomor yang mengikutinya tidak diberi titik pada setiap hitungan tiga angka karena bukan merupakan suatu jumlah.

2. Tanggal Surat

Tanggal surat ditulis sejajar dengan nomor surat. Perhatikan contoh penulisan tanggal surat berikut ini.

• Banten, 20 November 2013
• 28 November 2013

Tanggal surat ditulis lengkap, yaitu tanggal ditulis dengan angka, bulan ditulis dengan huruf, dan tahun ditulis dengan angka. Setelah angka tahun tidak diikuti tanda baca apapun, seperti tanda titik, tanda koma, titik dan garis hubung. Selain itu, perlu diperhatikan hal berikut:
Sebelum tanggal surat tidak dicantumkan nama kota, karena nama kota itu sudah tercantum pada kepala surat
a. Nama bulan jangan ditulis dengan angka, tetapi dengan huruf. Nama bulan yang ditulis dengan huruf tidak boleh disingkat, dan ditulis dengan cermat, misalnya Januari, Februari, Agustus atau November, bukan Jan, Feb, atau Nov.
b. Nama bulan hendaklah ditulis dengan cermat, misalnya Februari, November, bukan Pebruari, Nopember
Contoh penulisan tanggal surat.
KEPALA SURAT
22 Oktober 1986
Contoh kesalahan penulisan tanggal surat
KEPALA SURAT
Jakarta, 04 Juli 1985
Kesalahan penulisan tanggal surat seperti tertera di atas adalah sebagai berikut:
a. Pencatuman nama kota diiringi tanda koma, angka tanggal yang diikuti oleh tanda hubung, nama bulan yang ditulis dengan angka diiringi tanda hubung dan angka tahun (Jakarta, 22-3-1990)
b. Pencantuman nama kota diikuti tanggal, bulan, tahun yang diikuti oleh tanda titik koma (Jakarta 22 Maret 1990;)
c. Tanggal yang diikuti nama bulan dan tahun yang disingkat (22 Mrt 1990)
d. Tanggal yang diikuti tanda titik, diikuti nama bulan yang ditulis dengan angka dan diikuti angka tahun yang disingkat (22.04.98)

3. Nomor Surat

Setiap surat resmi yang keluar biasanya diberi nomor, hal ini disebut nomor verbal. Cara pemberian dan penulisan nomor bermacam-macam sesuai dengan kepentingan masing-masing dari perusahaan atau instansi tersebut. Nomor surat ditulis sebelah kiri, sejajar dengan tanggal surat. Nomor surat merupakan kode yang berguna sebagai berikut.

• Memudahkan pengaturannya sebagai arsip.
• Memudahkan penunjukan pada waktu rnengadakan hubungan surat menyurat.
• Memudahkan mencari surat itu kembali bila diperlukan.
• Memudahkan kepada petugas kearsipan dalam menggolongkan atau mengklasifikasikan surat sesuai dengan sifat jenis surat untuk penyirnpanan.
• Mengetahui berapa banyaknya surat yang keluar pada suatu periode (bulan maupun tahun).

Penulisan nomor dan kode surat tidak harus dibatasi garis miring, tetapi dapat pula dibatasi tanda titik atau tanda hubung. Demikian pula, isi kode surat tidak harus dengan huruf, tetapi dapat pula dengan angka.
Kata Nomor, Lampiran, dan Perihal diawali huruf kapital dan diikuti tanda titik dua. Penulisan kata Nomor, Lampiran, dan Perihal dapat disingkat menjadi No., Lamp., dan Hal., tetapi harus taat asas.
Nomor surat dan kode dibatasi garis miring, tanpa spasi, dan tidak diakhiri tanda baca apa pun.
Nomor Surat Salah  = Nomor Surat Benar
Nomor: 110/U/PPHPBI/2006.= Nomor: 110/U/PPHPBI/2006
No.: 110/U/PPHPBI/2006.= No.: 110/U/PPHPBI/2006
Nomor: 007/KSH-1/IV/2001
Penulisan nomor dan kode surat tidak harus dibatasi garis miring, tetapi dapat pula dibatasi tanda titik atau tanda hubung. Demikian pula, isi kode surat tidak harus dengan huruf, tetapi dapat pula dengan angka. Misalnya:
Nomor: 10.10.3.03.90 atau
No. : 10-10-3-03-90

4. Lampiran

Lampiran surat adalah dokumen-dokumen yang disertakan ke dalam surat, karena mempunyai kaitan dengan isi surat. Dokumen-dokumen yang disertakan tersebut bermacam-macam sesuai dengan keterkaitannya terhadap isi surat. Kegunaan lampiran adalah sebagai berikut.

• Untuk mengetahui apakah ada dokumen-dokumen atau berkas yang disertakan dalam surat yang ada kaitannya dengan isi surat.
• Untuk memeriksa apakah berkas yang diterima itu jumlahnya sama dengan tertulis dilampiran atau tidak.
• Memudahkan kepada penerima surat, bila ada hal-hal yang diperlukan dengan segera, tidak perlu lagi meminta kepada pengirim surat karena dokumen tersebut sudah tersedia.

Kata Lampiran ditulis jika ada yang dilampirkan. Jika tidak ada, kata Lampiran tidak ditulis. Jumlah barang ditulis dengan huruf jika satu atau dua kata dan dengan angka jika lebih dari dua kata. Awal kata ditulis dengan huruf kapital dan tidak diakhiri dengan tanda baca lain.
Contoh Salah Contoh Benar
Lampiran: 5 (lima) berkas Lampiran: Lima berkas
Lamp.: 2 (dua) eksemplar Lamp.: Dua eksemplar
 

5. Hal atau Perihal

Pada surat resmi sebaiknya selalu dicantumkan pokok-pokok atau inti dalam surat, yang disebut hal. Menurut Kosasih (2003: 25), hal surat berarti soal atau perkara yang dibicarakan dalam surat. Hal surat dapat disamakan dengan judul karangan. Oleh karena itu, cara penulisannya pun tidak jauh dari cara penulisan judul karangan biasa, yakni sebagai berikut:

• Judul ditulis dengan singkat, jelas, dan menarik.
• Berwujud kata atau frase, bukan kalimat.
• Huruf pertama pada setiap katanya harus ditulis dalam huruf kapital. Contoh; Hal: Jadwal Ujian Sekolah

Kata Perihal diikuti tanda titik dua dan pokok surat diawali dengan huruf kapital tanpa diakhiri tanda baca lain. Pokok surat harus menggambarkan isi surat.
Contoh Salah
Perihal : Permohonan Tenaga Pengajar untuk memberikan kuliah pada Kursus Penyegaran Ujian Dinas Tingkat III Departemen A
Hal : Permohonan Tenaga Pengajar untuk memberikan kuliah pada Kursus Penyegaran Ujian Dinas Tingkat III Departemen A
Perihal : EDARAN PENYERAGAMAN BENTUK SURAT
Hal : EDARAN PENYERAGAMAN BENTUK SURAT

Contoh Benar
Perihal : Permohonan tenaga pengajar
Hal. : Permohonan tenaga pengajar
Perihal : Penyeragaman bentuk surat
Hal. : Penyeragaman bentuk surat

Hal dalam surat berguna sebagai berikut.

• Mengetahui terlebih dahulu apa yang dibicarakan dan dipermasalahkan dalam surat.
• Penerima atau pembaca mempunyai gambaran terlebih dahulu secara singkat, sebelum mengetahui secara keseluruhan isi surat.

6. Penulisan Alamat pada Surat
Alamat luar pada sampul adalah alamat yang ditulis pada sampul surat. Alamat pada sampul surat berfungsi sebagai penunjuk dalam menyampaikan surat kepada yang berhak menerimanya. Yang perlu diperhatikan dalam penulisan alamat sampul surat adalah sebagai berikut.

1. Kelompok kata yang terhormat disingkat Yth.
2. Huruf awal pada singkatan Yth. ditulis dengan huruf kapital,
3. Penulisan alamat didahului kata kepada.
4. Akhir singkatan yang terhorrnat menggunakan tanda titik (Yth.).

Contoh:
Kepada
Yth. Direktur PT Zakapedia
Jalan Bungung Barania 34
Bantaeng

• Alamat Dalam pada Surat: Alamat dalam surat adalah alamat yang ditulis pada kertas surat. Fungsinya sebagai pengontrol bagi penerima surat bahwa dirinya yang berhak menerima surat itu. Bagi pengirim surat, alamat dalam berfungsi untuk mengetahui kecocokan alamat yang dituju sewaktu proses pemasukan surat ke dalam amplop surat. Alamat dalam pada surat juga berguna untuk penunjuk langsung bagi si penerima, petunjuk bagi petugas kearsipan sehubungan dengan adanya sistem penyimpanan dan penemuan kembali surat berdasarkan objek surat, dan dapat dipakai sebagai alamat luar bila memakai amplop berjendela. Ketentuan penulisan alamat surat bagian dalam adalah sebagai berikut.

1. Tidak didahului kata Kepada.
2. Menggunakan kata Yth.
3. Menggunakan unit kerja.
4. Nama tempat pada alamat dituju tidak didahului kata depan di.

Contoh:
Yth. Lurah
Kelurahan Jetis Jalan Samanhudi 14, Semarang

• Cap Surat atau Stempel Surat: Pada surat-surat resmi, baik itu surat niaga rnaupun surat dinas pemerintahan, cap harus dibubuhkan pada sebuah surat, karena cap juga merupakan tanda sahnya sebuah surat.

Dalam penulisan alamat surat terdapat dua macam bentuk. Bentuk yang pertama adalah alamat yang ditulis di sebelah kanan atas di bawah tanggal surat dan bentuk yang kedua adalah alamat yang ditulis di sebelah kiri atas dibawah bagian Hal atau sebelum kata pembuka.
Penulisan alamat surat di sebelah kiri atas itu lebih menguntungkan daripada di sebelah kanan atas karena kemungkinan pemenggalan tidak ada hingga alamat yang panjang pun dapat dituliskan.
Penulisan Alamat Surat
a. Penulisan nama penerima harus cermat dan lengkap, sesuai dengan kebiasaan yang dilakukan oleh yang bersangkutan (pemilik nama)
b. Nama diri penerima surat diawali huruf kapital pada setiap unsurnya, bukan menggunakan huruf kapital seluruhnya.
c. Penulisan alamat penerima surat juga harus lengkap dan cermat serta informatif.
d. Untuk menyatakan yang terhormat pada awal nama penerima surat cukup dituliskan Yth. dengan huruf awal huruf kapital disertai tanda titik singkatan itu. Penggunaan kata Kepada berfungsi sebagai penghubung antarbagian kalimat yang menyatakan arah. Apalagi kalau diingat bahwa alamat pengirim tidak didahului kata dari yang berfungsi sebagai penghubung antarbagian kalimat yang menyatakan asal.
e. Kata sapaan seperti ibu, bapak, saudara, digunakan pada alamat surat sebelum nama penerima surat. Jika digunakan nama bapak pada awal penerima, kata itu hendaknya ditulis penuh, yaitu Bapak, dengan huruf awal huruf kapital dan tanpa tanda titik atau tanda baca apa pun pada akhir kata itu. Kata saudara cukup ditulis Sdr. Dengan huruf awal huruf kapital dengan tanda titik pada akhir singkatan itu. Kata ibu hendaklah ditulis penuh Ibu dengan huruf awal huruf kapital tanpa tanda titik atau tanda baca apa pun pada akhir kata itu.
f. Jika nama orang yang dituju bergelar akademik sebelum namanya, seperti Dr. dr. Ir. atau Drs. atau memiliki pangkat, seperti kapten atau kolonel kata sapaan ibu, Bapak, dan Drs. tidak digunakan.
g. Jika yang dituju nama jabatan seseorang, kata sapaan tidak digunakan agar tidak berhimpit dengan gelar, pangkat, atau jabatan.
h. Kata jalan pada alamat surat tidak disingkat, tetapi ditulis penuh, yaitu Jalan, dengan huruf awal huruf kapital tanpa tanda titik atau titik dua pada akhir kata itu. Nama jalan atau gang, nomor, Rt, dan Rw ditulis lengkap dengan huruf awal huruf kapital setiap unsur alamat. Nama kota atau wilayah perlu nama provinsi, tidak ditulis dengan huruf kapital semua, tetapi ditulis dengan huruf awal huruf kapital dan tidak digaris bawahi serta tidak diakhiri tanda baca apa pun, seperti tanda titik dan tanda hubung.
i. Nama alamat yang dituju hendaklah nama orang yang disertai nama jabatannya, nama jabatannya saja bukan nama inisialnya.

Penulisan Alamat Salah                                                                                                         a. KEPADA
Yth. Bpk. SUKOCO
Kepala Biro Tata Usaha
Departemen B
JAKARTA

b. Kepada Bapak Kolonel Sangajianto
JALAN BARONDONG GARING 6
BANDUNGAN
SEMARANG

c. Kepada Yth. Bapak Kepala Pusat Bahasa
Jl. Daksinapati Barat IV
RAWAMANGUN
JAKARTA 13220

Penulisan Alamat Benar
a. Yth. Bapak Sukoco
Kepala Biro Tata Usaha
Departemen A
Jalan Sarlitan Raya 17
Jakarta

b. Yth. Kolonel Sangajianto
Jalan Barondong Garing 6
Bandungan
Semarang

c. Yth. Kepala Pusat Bahasa
Jalan Daksinapati Barat IV
Rawamangun
Jakarta 13220

7. Salam Pembuka

Salam pembuka merupakan tanda hormat pengirim surat sebelum ia "berbicara" secara tertulis. Dalam surat resmi yang biasa digunakan sebagai salam pembuka ialah Dengan hormat, (Jangan disingkat Dh. Atau DH.) yang ditulis segaris lurus dengan baris-baris lainnya. Salam pembuka Assalamualaikum Wr. Wb. dipakai secara khusus antara kantor/lembaga yang bersangkut-paut dengan agama Islam.

Catatan:

• Di belakang salam pembuka selalu dibubuhkan tanda koma (,). Ini sudah merupakan suatu kebiasaan dalam surat-menyurat Indonesia. Dalam surat-menyurat Amerika, di belakang salam pembuka selalu dibubuhkan tanda baca titik dua (:). Agaknya penulisan tanda baca di belakang salam pembuka surat, baik dengan koma maupun dengan titik dua, hanyalah menurut kebiasaan.
• Salam pembuka Dengan hormat jika tidak digunakan secara sendiri-sendiri, sebaiknya dimasukkan ke dalam kalimat pertama pembuka surat (alinea pertama).

Salam pembuka yang lazim digunakan adalah ungkapan dengan hormat dengan ketentuan sebagai berikut.
a. Huruf pertama kata dengan pada ungkapan salam itu ditulis dengan huruf kapital (Dengan).
b. Huruf pertama kata hormat pada ungkapan salam itu ditulis dengan huruf kecil, bukan huruf kapital (hormat).
c. Pada akhir ungkapan salam pembuka itu dihubungkan tanda koma, bukan tanda titik, tanda seru, atau titik dua (Dengan hormat,)
Ungkapan lain yang digunakan sebagai salam pembuka adalah:
Salam Pembuka Surat

Dengan hormat,
Salam sejahtera,
Saudara.....,
Saudara.....yang terhormat,
Ibu ........ yang terhormat,
Bapak .....yang terhormat,

Salam Pembuka Khusus
Assalamu Alaikum wr.wb,
Salam Pramuka,
Salam perjuangan,
Merdeka.

Penulisan ungkapan salam pembuka yang tidak cermat adalah Dengan Hormat; Salam Sejahtera; Saudara Tuti yang Terhormat.
Penulisan ungkapam salam pembuka yang cermat adalah
Dengan hormat,
Salam sejahtera,
Saudara Tuti yang terhormat,

8. Isi Surat
Isi surat umumnya terdiri atas tiga bagian, yaitu sebagai berikut.

• Pembukaan: Pembukaan digunakan untuk mengantar dan menarik perhatian pembaca terhadap pokok surat. Untuk itu digunakan kalimat-kalimat pembuka yang sesuai dengan maksud atau tujuan surat.
• Untuk membahas atau membalas surat yang diterima, dipergunakan kalimat-kalimat pembuka, misalnya: Membalas. (menjawab) surat Saudara tertanggal 19 September 2012 No. 150/OBS1.2012, Dengan ini kami beritahukan bahwa....
• Untuk surat-surat yang berisi suatu pemberitahuan, permintaan, pertanyaan, dan yang sejenis dengan itu, dipergunakan kalimat pembuka misalnya: Dengan ini kami beri tahukan bahwa....
• Untuk menunjuk sesuatu yang menjadi dasar menyusun surat dipergunakan kalimat pembuka misalnya: Berdasarkan hasil rapat para ketua jurusan pada tanggal 9 Juli 2013, dengan ini diberitahukan bahwa
• Untuk menyatakan tujuan yang akan dilaksanakan dapat dipergunakan kalimat pembuka misalnya: Dalam rangka memperingati Hari Pendidikan Nasional 2 Mei 2013, SMA Negeri 2 Bantang akan mengadakan serangkaian acara sebagai berikut.

Paragraf pembuka berisi pemberitahuan, pertanyaan, atau permintaan.
a. Kami ingin memberitahukan kepada Saudara bahwa ....
b. Salah satu kegiatan Proyek Penelitian adalah meneliti sastra lisan Bugis. Sehubungan dengan itu, ...
c. Pada tanggal 14-18 Juli 2007 kami akan mengadakan Penataran Kebahasaan I. Tujuan Penataran itu adalah sebagai berikut.
d. Himpunan Pembinaan Bahasa Indonesia akan menelenggarakan Seminar Pengajar Bahasa Indonesia, pada tanggal 5-6 Februari 2007, di Wisma Samudra, Jalan Daksinapati Barat IV, Rawamangun, Jakarta.
Paragraf Pembuka Berisi Jawaban
a. Pernyataan Saudara yang tertera pada surat Saudara tanggal 10 Januari 2006, No. 05/Dilat/I/XI/2006 akan kami jawab sebagai berikut.
b. Surat Anda telah kami terima. Sehubungan dengan itu, kami ingin memberitahukan hal berikut.
c. Sesuai dengan permintaan Saudara dalam surat tanggal 4 Januari 2006, No 29/H/PU/2006, bersama ini kami kirimkan seberkas syarat perjanjian kerja.
Dalam paragraf ini dikemukakan hal yang perlu disampaikan kepada penerima surat. Namun, isi surat harus singkat, lugas, dan jelas.

Isi surat yang sesungguhnya berisi sesuatu yang diberitahukan, dikemukakan, ditanyakan, diminta, dan sebagainya yang disampaikan kepada penerima surat. Oleh karena itu, ketika menuis surat kita harus memperhatikan hal-hal berikut ini.

• Tetapkan dahulu maksud yang diberitahukan, dikemukakan, ditanyakan, diminta, dan sebagainya secara jelas.
• Tetapkan urutan maksud surat itu secara sistematis dan logis.
• Tuliskanlah maksud surat itu dalam alinea-alinea yang jelas.
• Hindarkanlah pemakaian akronim dan singkatan-singkatan yang belum lazim, lebih-lebih yang ditulis hanya atas kemauan sendiri.
• Hendaklah digunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar, sederhana, lugas, sopan, dan menarik.
• Sedapat-dapatnya menghindari penggunaan kata-kata asing atau kata-kata daerah sehingga terasa keasing-asingan atau kedaerah-daerahan, kecuali yang belurn ada padanannya dalam bahasa Insonesia
• Hendaklah dipakai bentuk surat yang tepat atau cocok dan menarik.
• Hendaklah diketik serapi-rapinya, hindarkan ketika yang bertumpuk-tumpuk.
• Hendaklah ditulis dengan ejaan yang betul,

9. Penutup Surat
Penutup surat merupakan kesimpulan yang berfungsi sebagai kunci isi surat. Umumnya berisi ucapan terima kasih terhadap semua hal yang dikemukakan dalam isi surat. Hendaknya penutup surat itu ditulis secara singkat dan jelas. Perhatikan contoh penutup surat sesuai dengan isinya berikut ini.

• Untuk menyatakan rasa terima kasih dapat dipakai kalimat-kalimat penutup; Atas perhatian Bapak/Saudara, kami ucapkan terima kasih; Atas perhatian dan bantuan Bapak/Saudara, kami ucapkan terima kasih; Atas kehadiran Bapak/Saudara, kami ucapkan terima kasih.

• Untuk menunjukkan suatu kenyataan yang telah disebutkan sebelumnya, dapat dipakai kalimat-kalimat penutup, misalnya; Demikianlah harapan kami dan atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.

• Untuk menyakan suatu harapan dapat dipakai kalimat-kalimat pembuka misalnya; Harapan kami, semoga kerja sama yang sudah baik ini dapat kita bina dan kita tingkatkan terus.

• Untuk menyatakan sesuatu yang dinantikan dapat dipakai kalimat penutup, misalnya; Sambil menanti balasan Saudara, kami ucapkan terima kasih; Sambil menanti penggilan Bapak, kami ucapkan terima kasih.

Paragraf penutup merupakan simpulan dan kunci isi surat. Di samping itu, paragraf penutup dapat mengandung harapan penulis surat atau berisi ucapan terima kasih kepada penerima surat.
Contoh paragraf penutup.
a. Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.
b. Atas perhatian dan kerja sama Saudara yang baik selama ini, kami ucapkan terima kasih
c. Besar harapan kami, Saudara memanfaatkan sumbangan kami
d. Mudah-mudahan jawaban kami dapat memuaskan Saudara
Contoh ketidakcermatan dalam penulisan paragraf penutup seperti tertera di bawah ini.
a. Atas perhatianya, diucapkan terima kasih
b. Demikianlah harap maklum
c. Demikian, atas perhatian dan kerjasamanya, dihaturkan beribu-ribu teerima kasih
d. Sambil menunggu kelengkapan data dan persyaratan tersebut di atas kami ucapkan terimakasih atas perhatian dan kerjasamanya yang baik selama ini.
e. Demikian agar petunjuk Bapak Kepala Badan tersebut dapat dilaksanakan sebaik-baiknya.
f. Demikian pemberitahuan kami atas perhatian dan kerja sama Saudara, disampaikan terima kasih.
Penulisan paragraf penutup itu dapat dicermatkan sebagai berikut.
a. Atas perhatian Saudara (Bapak), kami ucapkan terima kasih
b. Ungkapan Demikianlah harap maklum sebaiknya diubah menjadi Atas perhatian Saudara (Bapak), kami ucapkan terima kasih.
c. Atas perhatian dan kerja sama Saudara yang baik selama ini, kami ucapkan terima kasih.
d. Kami mengharapkan Saudara agar melaksanakan petunjuk Kepala Badan dengan sebaik-baiknya.
e. Atas perhatian dan kerja sama Saudara, kami ucapkan terima kasih.

10. Salam Penutup

Salam penutup surat dinas/formal pernerintahan dengan mencantumkan hal-hal berikut.

• Nama jabatan (Kepala Sekolah, Kepala Dinas, dan sebagainya).
• Tanda tangan.
• Nama terang.
• Nomor Induk Penduduk (NIP).

11. Penulisan Nama Pengirim
Nama pengirim surat ditulis di bawah tanda di bawah salam penutup. Tanda tangan diperlukan sebagai keabsahan surat dinas. Dalam penulisan nama pengirim perlu diperhatikan hal sebagai berikut.
a. Penulisan tidak perlu menggunakan huruf kapital seluruhnya, tetapi menggunakan huruf awal huruf kapital pada setiap unsur nama.
b. Nama tidak perlu ditulis di dalam kurung, tidak perlu bergaris bawah dan tidak perlu diakhiri tanda titik.
c. Nama jabatan dapat dicantumkan di bawah nama pengirim.

Contoh:
Yang dianjurkan Yang tidak dianjurkan
1. Drs. Doni Susanto (Drs. DONI SUSANTO)
Kepala Kepala

2. Kepala Kepala

Drs. Doni Susanto Drs. DONI SUSANTO
NIP 130130130 NIP. 130.130.130 

12. Tembusan

Tembusan adalah salinan-salinan surat yang dikirimkan kepada pihak-pihak lain yang terkait dengan isi surat. Tembusan ditulis di bagian bawah sebelah kiri. Contoh:     .

Tembusan kepada:

1. Camat Tarakan Barat
2. Lurah Kelurahan Karang Balik Tarakan Barat

Kata tembusan yang ditulis dengan huruf awal kapital (Tembusan) diletakkan disebelah kiri pada bagian kaki surat, lurus dengan nomor dan hal, serta sejajar dengan nama penanggung jawab surat. Tulisan tembusan disertai dengan titik dua (:) tanpa digarisbawahi.
a. Jika pihak yang diberi tembusan lebih dari satu orang, rincian tembusan diberi nomor urut sesuai dengan jenjang jabatan pada instansi itu, jika pihak yang diberi tembusan hanya satu, rincian tidak diberi nomor.
b. Pihak yang diberi tembusan hendaklah nama jabatan atau nama orang dan bukan nama kantor atau instansi.
c. Dalam tembusan tidak digunakan ungkapan Kepada Yth. atau Yth.
d. Di belakang nama yang diberi tembusan tidak perlu diberi ungkapan untuk perhatian, untuk menjaadi perhatian, sebagai laporan, atau ungkapan lain yang mengikat.
e. Dalam tembusan tidak perlu dicantumkan tulisan arsip atau pertinggal karena setiap surat dinas itu harus memiliki arsip.
Contoh:
Penulisan Tembusan yang Tidak Dianjurkan
a. Tembusan
1. Kepada Yth. Bapak Kepala
Pengadilan Negeri Jakarta (sebagai laporan)
2. Bapak Marimutu Sinivasan (agar diperhatikan)

b. Tembusan yang terhormat:
Bapak Kepala Badan Pengujian
(sebagai laporan)

c. Tembusan:
1. Kepada Yth. Direktur
Pemilihan Bahan (sebagai laporan)
2. Yth. Kepala Bagian Perlengkapan
(untuk dilaksanakan)
3. Sdr. Dra. Sabaindah
4. Pertinggal.-
Penulisan Tembusan yang Dianjurkan
Tembusan:
Kepala Bagian Perlengkapan

Tembusan:
Kepala Pengendali Mutu
Tembusan:
Kepala Badan Pengujian
Tembusan:
1. Direktur Pemilihan Badan
2. Kepala Bagian Perlengkapan
3. Dra. Sabaindah

13. Penulisan Inisial
Inisial atau sandi ditempatkan pada bagian paling bawah. Inisial merupakan tanda pengenal yang berupa singkatan nama pengonsep dan pengetik surat. Inisial berguna untuk keperluan pengirim surat. Oleh karena itu, sebaiknya ditulis surat yang diarsipkan saja. Misalnya:
IH/PA
IH singkatan nama pengonsep surat yaitu Iin Hendrayani.
PA singkatan nama pengetik surat yaitu Purnama Alam.

14. Bahasa Surat Resmi yang Baik dan Benar

Surat yang bersifat resmi atau dinas harus memperhatikan bahasa yang dipergunakannya. Bahasa surat resmi setidaknya memiliki dua syarat, yaitu bahasa baku, dan bahasa efektif (Suprapto, 2006:5).

• Bahasa Baku: Dilihat dari sudut bentuk lahirnya, maka bahasa surat harus menggunakan bahasa baku. Bahasa baku adalah bahasa yang diakui kebenarannya menurut kaidah yang sudah dilazimkan. Pemakaian bahasa baku dapat dikenali dari beberapa unsur, antara lain dari penulisan (ejaan), pemakaian kata, dan struktur kalimat.
• Bahasa Efektif: Dilihat dari segi pencurahan rasa atau gagasan, maka bahasa surat yang baik memakai bahasa yang efektif. Bahasa efektif adalah bahasa yang secara tepat dapat mencapai sasarannya. Bahasa efektif ini dapat diketahui dan dikenali dari pemakaian kalimat sederhana, ringkas, tegas, dan menarik.

1. Sederhana: Sederhana berarti bersahaja, lugas, mudah, tidak berbelit-belit, baik pemakaian kata-katanya maupun kalimat-kalimatnya. Untuk itu, hendaknya dipakai kata-kata yang biasa dan lazim.
2. Ringkas: Kalimat yang ringkas umumnya lebih tegas dan mudah dlpahami.sedangkan kalimat yang panjang biasanya lemah dan kabur serta tidak cepat dipahami maksudnya.
3. Jelas: Jelas berarti tidak samar-samar, tidak meragukan, tidak mendua makna, atau tidak menimbulkan salah paham.
4. Sopan: Sopan berarti hormat dengan takzim, tertib menurut adat yang baik, atau baik kelakuannya. Dalam surat-menyurat resmi bahasa sopan itu dapatdicapai denqan beberapa misalnya; Menggunakan kata-kata yang sopan/halus, Menggunakan kata sapaan atau kata ganti, Menggunakan kata-kata resmi (bukan sehari-hari).
5. Menarik: Menarik berarti dapat membangkitkan perhatian, tidak membosankan, dan dapat mengesankan pada angan-angan pembaca. Dalam surat-menyurat resmi dapat digunakan:Kalimat bervariasi, Paragraf Induktif, dan Gaya bahasa. 

Format atau Bentuk Surat

1. Full Block Style (Format Lurus Penuh)

Format surat full block style dianggap sebagai format surat paling formal dari format atau bentuk surat yang lain. Dalam surat yang berbentuk full block style setiap baris dalam surat tersebut menggunakan rata kiri. Walaupun tidak ada peraturan yang resmi tentang penggunaan format full block style tetapi format full block style biasanya digunakan dalam surat permintaan, pengumuman, persetujuaan, lamaran pekerjaan.

2. Block Style (Format Setengah Lurus)

Format block style atau juga bisa disebut format surat simpel merupakan format surat yang susunannya hampir sama dengan full block style yaitu menggunakan rata kiri. Hanya penulisan tanggal, nama terang pengirim surat ditulis di sebelah kanan surat.

3. Semi Block Style (Format Setengah Lurus)

Format surat semi block style seperti pada format surat yang lain digunakan untuk surat resmi yang kedudukannya kurang formal jika dibandingkan dengan full block style. Berbeda dengan full block styel dan block style, setiap paragraf isi pada surat berformat semi blok style menjorok ke dalam.

4. Intended Style (Format Lekuk)
Format atau bentuk surat intended style ini hampir sama dengan block style, satu yang membedakan adalah penulisan alamat dalam yang menyerupai tangga.

5. Hanging Style (Format Alinea Menggantung)

Sedangkan format atau bentuk surat hanging style membedakan diri dengan block style dengan menuliskan alenia pertama pada setiap paragraf di isi surat tidak menjorok ke dalam sedangkan alenia selanjutnya pada menjorok ke dalam.

Contoh-contoh surat

PT. KING CAMO TEKSTIL

Jl. SoekarnoHatta No. 13

                 Email: King.Camo@yahoo.comTelp: (0845)77889

Bandung

No       : 009/PT. KCT/14                                                                       22 Maret 2014

Lamp   : -

Hal      : Surat Pemberitahuan

Yth.Direktur CUSTOM SHOES

Jl. JendralSudirman No.1

Pekanbaru

Dengan Hormat,

            Dengan surat ini kami beritahukan bahwa barang yang saudara pesan stoknya sedang habis, jadi kami mohon maaf karena tidak bisa mengirim barang dalam minggu ini. Tetapi perusahaan kami akan mengirimkan barang pesanan saudara dalam 2 minggu ini.

            Kami mohon kesabaran dari pihak saudara. Kami akan segera mengirimkan barang tersebut dengan secepatnya.

            Demikian surat pemberitahuan ini kami buat. Apabila ada kesalahan kami mohon maaf. Atas perhatian saudara kami ucapkan terima kasih.

                                                                 

Hormat Kami,

PT. KING CAMO TEKSTIL

Widya Lestari

Direktur

1.        

Kop surat atau kepala surat   PT. BATIK NUSANTARA Jl. Tuanku tambusai, Bandung, Jawa Barat Kode pos 2882 telp.+628732156790 Website: www.BatikBandung.go.id

Nomor     : 22/PT.BN/12 Lampiran : Perihal     : Penawaran Pembuka surat     Kepada, Yth. Tuan Henry Tompsons Di bandung Dengan hormat, Tubuh surat   Dengan surat ini saya mengajak Tuan untuk bekerja sama. Saya mempunyai kain batik tulis yang berkualitas dengan harga yang murah. Berikut ini saya kirimkan beberapa contoh kain tersebut beserta daftar harganya. Apabila tuan tertarik, saya mengharapkan Tuan untuk mengajukan permintaan. Saya akan memberikan potongan harga yang menarik apabila Tuan membeli lebih dari seratus kodi. Demikian surat penawaran saya. Saya berharap kita dapat bekerja sama dalam waktu yang tidak terlalu lama. Jakarta, 5 Februari 2014 Hormat saya, Salam penutup     Haji Fanthoni

2.       *FORMAT LURUS

3.        

4.      .

Pengertian Surat Penawaran

Surat yang gunanya untuk menawarkan sesuatu kepada perusahaan atau organisasi tertentu, biasanya berupa barang atau jasa.

Macam – macam surat penawaran

Salah satu jenis surat niaga adalah surat penawaran. Surat penawaran dibuat oleh lembaga atau instansi yang melakukan suatu unit usaha/ kegiatan bisnis terhadap rekan kerja berkaitan sesuatu hal. Biasanya surat penawaran dilampirkan proposal dan keterangan tentang perusahaan yang menawarkan suatu produk atau jasa. Jenis surat ini adalah surat yang tidak dapat digantikan oleh sekedar sms namun dapat digantikan dengan surat elektronik (email). Macam – macam surat penawaran antara lain:

1.    Surat penawaran barang

Surat penawaran jenis ini adalah surat yang dibuat oleh perusahaan yang memiliki kegiatan usaha berupa produksi suatu barang (produk) kepada suatu rekan kerja atau kelompok dalam menawarkan barang yang diproduksi. Penawaran ini tidak mengikat antara kedua belah pihak. Pihak pertama sebagai produsen hanya sekedar menawarkan barang dan rekan kerja yang menjadi partner kerja tidak diharuskan untuk menerima penawaran barang tersebut. Isi dari surat penawaran barang adalah jenis produk/ barang yang ditawarkan, kualitas barang yang ditawarkan, harga dari barang tersebut, potongan dan cara pemesanan barang, syarat pemesanan barang, layanan purna jual barang (garansi) dan contoh barang yang ditawarkan. Biasanya pula surat penawaran barang berdasarkan atas permintaan pihak lain pada suatu iklan atau memang melakukan tembusan terhadap produsen.

2.    Surat penawaran jasa

Surat penawaran jasa adalah jenis surat penawaran yang dibuat oleh perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa, misalkan saja jasa travel, jasa perakitan komputer dan web design, jasa instalasi pemasangan listrik dan jaringan dan sebagainya. Bentuk penawaran jasa yang diberikan adalah dalam bentuk kerjasama antara dua personal.

3.    Surat penawaran harga

Bentuk surat penawaran harga hampir sama dengan surat penawaran jasa akan tetapi telah terjadi kesepakatan terlebih dahulu antara pihak pemberi jasa dengan pihak pemakai jasa, meskipun sebenarnya dala surat penawaran jasa diberikan pula rincian harga jasa yang ditawarkan

4.    Surat penawaran kerjasama

Surat penawaran kerjasama biasanya dilakukan oleh dua pihak yang produsen. Salah satu pihak produsen melakukan penawaran kerjasama kepada produsen lain untuk membantu kegiatan usahanya. Biasanya dalam surat penawaran kerjasama, dituliskan kesepakatan antara kedua belah pihak tentang merk dagang, penulisan pelabelan dan pembagian keuntungan.

Struktur Surat Penawaran

1. Nomor surat, yang diambilkan dari no. verbal surat keluar yang terdapat pada buku catatan surat keluar
2. Lampiran, menyebutkan jumlah lembaran yang menyertai surat
3. Hal/ Perihal, yang menyebutkan inti isi surat untuk mempermudah pembaca mengenali isi surat dari awal sebelum memehami lebih jauh
4. Tanggal surat, yaitu tanggal penandatangan surat
5. Alamat surat, yaitu menyebutkan nama lembaga/seseorang yang dituju dari surat lengkap dengan keterangan domili hukum dari perorangan/perusahaan (jalan, dan kota)
6. Salam pembuka, yaitu memberikan sapaan kepada pembaca sebagai bentuk etika dalam surat sebelum menguraikan hal - hal yang akan dijabarkan dalam surat
7. Isi surat yangterbagi menjadi 3 bagian yaitu paragraf pertama yang mengutarakan uraian terkait dengan paragraf kedua yang intinya sebagai pengantar/dasar penyampaian informasi yang perlu disampaikan. Untuk paragraf kedua memberikan informasi pokok terkait dengan pemberian surat kepada pembaca sesuai dengan alamat yang dituju dengan memberikan informasi tentang harga, kebijaksanaan penjualan, cara pengiriman barang, layanan purna jual, serta memberi keterangan lampiran harga, brosur. Paragraf ketiga terkait penegasan paragraf kedua, serta pemberian ucapan terima kasih atas perhatian dan kerja sama calon relasi/ pembeli.
8. Salam penutup, merupakan sapaan untuk menutup surat penawaran secara hormat
9. Penanggung jawab surat, menuliskan jabatan, tanda tangan, nama terang yang menandatangani surat penawaran.

Fungsi surat penawaran

1.Perkenalan produk

2.Promosi

3.Meningkatkan pemasaran

4.Menjalin hubungan

5.Memperluas jaringan

Sifat Surat Penawaran

1.Bebas

Jika ada perubahan harga, penjual tidak perlu memberitahu.

2.Terikat

Penjual perlu memberitahu jika tidak ada perubahan harga.

3.Berjangka

Penawaran yang sifatnya semantara.

Hal-Hal Yang Perlu Diperhatikan Dalam Pembuatan Surat Penawaran :

1.Nama/jenis

2.Jumlah

3.Merk

4.Harga

5.Diskon

6.Syarat pembayaran

7.Syarat penyerahan

8.Cara pengiriman

9.Sifat penawaran

10.Mutu

Contoh surat penawaran:

No : 4G/015/05/06
Hal : Penawaran
Lampiran : 1 (Satu) Proposal

Kepada Yth.
CEO / Dirut PT. Aryani Sejahtera
Salam Sejahtera,

Kami adalah sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang Teknologi Informasi khususnya dalam pengembangan Web (Web Development) dan Multimedia.

Kami berkeinginan untuk memperkenalkan layanan kami kepada perusahaan Bapak / Ibu, dengan harapan akan menjalin kerjasama pada pengembangan Teknologi Informasi khususnya dalam pengembangan Web (Web Development) dan Multimedia sebagai sarana publikasi maupun promosi perusahaan Bapak/Ibu.

Besar harapan kami untuk menjalin kerjasama dengan perusahaan Bapak / Ibu, atas perhatian dan
kerjasama yang baik kami ucapkan Terima Kasih.

Hormat Kami,

Mocchi Media